O que é uma reunião eficaz? (2023)

Visão superior de empresários criativos tendo reunião

"Esta reuniãodeveria ter sido um e-mail. Estampada em canecas de café, memes sem fim e rostos de seus colegas em sua nona videochamada do dia, essa frase pode acabar sendo um bordão da era moderna.

À medida que a pandemia reescreveu o livro de regras para coworking e cultura de escritório, novos processos e sistemas não testados permitiramineficiências para rastejar— ineficiências que incluíam reuniões agendadas para discussão não estruturada ou mesmo interação humana básica, e não para produtividade. Embora a interação possa ser mais fácil do que nunca, a colaboração de criação de valor não é - e sua qualidadeparece estar se deteriorando.

Reuniões eficazes não são apenas para nos impedir de sair da curva. Quando as reuniões não são bem conduzidas - ou quando há muitas delas -decisãoa tomada se torna mais lenta e a qualidade das decisões sofre. De acordo comuma pesquisa da McKinsey, 61 por cento dos executivos disseram que pelo menos metade do tempo que gastavam tomando decisões - grande parte certamente gasta em reuniões - era ineficaz. Apenas 37% dos entrevistados disseram que as decisões de suas organizações eram oportunas e de alta qualidade. E emuma pesquisa diferente, 80% dos executivos estavam considerando ou já implementando mudanças na estrutura e cadência das reuniões em resposta à evolução de como as pessoas trabalhavam durante a pandemia.

Além do mais, quando os líderes tentam resolver a tomada de decisão ineficiente, muitas vezes eles olham para os organogramas e relacionamentos de comando vertical. Raramente, na experiência da McKinsey, eles veem o verdadeiro problema em questão: projeto e execução deficientes de interações colaborativas. Em outras palavras, você adivinhou, reuniões ineficazes.

Não precisa ser assim. Quando as reuniões são bem conduzidas, elas não apenas promovem melhores decisões, mas também deixam os participantes com energia e motivação para levar adiante o ímpeto de forma independente. Para obter dicas sobre como acabar com a fadiga da videochamada e reiniciar a produtividade de sua equipe, continue lendo.

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O que a administração do tempo tem a ver com reuniões eficazes?

“A única coisa na Terra quenunca mente para você é o seu calendário”, diz o renomado autor de negócios e ex-aluno da McKinsey, Tom Peters. “É por isso que sou fanático pelo tema gerenciamento de tempo. Mas quando você usa esse termo, as pessoas pensam: 'Aqui está um adulto com cérebro'. E ele está ensinando gerenciamento de tempo. Encontre algo mais importante, por favor.' Mas algo mais importante não existe.

Reuniões intermináveis ​​e difusas, de acordo com Peters, ocupam muito do precioso tempo de trabalho dos executivos. Metade do tempo dos líderes, diz ele, citando uma ideia do executivo israelense Dov Frohman, deveria ser não programada. O que eles devem fazer com todo esse tempo não estruturado? Uma sugestão tipicamente atrevida de Peters é ler mais.

A realidade é que reuniões eficazes e boa administração do tempo existem em um círculo virtuoso. Um bom gerenciamento de tempo significa que você se sente capacitado para recusar reuniões desnecessárias - e reuniões melhores significam que você passa o resto do tempo sentindo-se mais determinado na realização de seu trabalho.

Como os líderes podem resolver o problema da escassez de tempo?

A experiência da McKinsey mostra que os líderes podem querer parar de pensar no gerenciamento do tempo como um problema principalmente individual e começar a abordá-lo institucionalmente. Cada vez mais, a gestão do tempo é uma questão organizacional com raízes profundamente enraizadas nas culturas corporativas.

Sem surpresa, a solução parece ser o equilíbrio. Executivos emuma pesquisa da McKinseyque relataram estar satisfeitos com a forma como seu tempo é alocado gastam 34% de seu tempo de trabalho interagindo com stakeholders externos (incluindo conselhos, clientes e investidores), 39% em reuniões internas (incluindo one-on-ones com relatórios diretos, equipe de liderança reuniões e outras reuniões de funcionários) e 24 por cento trabalhando sozinho.

Aqui estãocinco maneiras de alcançar o equilíbrio ideal na alocação de tempo:

1. Tenha um orçamento de “liderança de tempo” – e um processo para alocá-lo.Ao adicionar um projeto ou iniciativa, as empresas devem analisar quanta atenção, orientação e intervenção da liderança cada um precisará. Em nossa experiência, essa é a melhor maneira de avançar em direção ao objetivo de tratar o tempo dos líderes como um recurso finito – tão precioso quanto o capital financeiro de uma empresa.
2. Considere o tempo quando você introduzir a mudança organizacional.Compreender o tempo necessário para atingir as metas é fundamental para o sucesso a longo prazo de qualquer mudança organizacional. As horas necessárias para gerenciar, liderar ou supervisionar um funcionário podem deixar os gerentes com pouco tempo sobrando. Conseguir esse equilíbrio pode ser difícil — ter poucos gerentes pode fazer com que se sintam sobrecarregados, com mais subordinados diretos do que conseguem administrar. Mas ter muitos gerentes pode causar redundâncias e complexidade desnecessária.
3. Certifique-se de que os indivíduos meçam e gerenciem rotineiramente seu tempo.Exercícios de análise de tempo podem produzir resultados surpreendentes — e podem inspirar um gerenciamento de tempo mais alinhado com as prioridades organizacionais. A inclusão de métricas relacionadas ao tempo nas avaliações de desempenho é outro impulsionador da mudança comportamental.
4. Refine o calendário principal.Revisite todas as reuniões permanentes e faça uma avaliação honesta de quais estão sendo realizadas por hábito e quais são genuinamente úteis.
5. Fornecer suporte administrativo de alta qualidade.Em umpesquisa com executivos sobre como eles alocam seu tempo, 85% daqueles que se consideram gerentes de tempo eficazes relataram que receberam forte apoio no agendamento e na alocação de tempo. Apenas 7% dos alocadores de tempo ineficazes disseram o mesmo. No caso de uma empresa química global, o assistente administrativo do CEO considera sua responsabilidade garantir que os objetivos estratégicos da organização sejam refletidos na maneira como ela aloca o tempo do CEO.

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Quais são as três perguntas que você deve se fazer antes de agendar uma reunião?

Boas reuniões alimentam melhortomando uma decisão. Por outro lado, reuniões ineficientes não apenas desperdiçam tempo, mas também criam distração e confusão, mesmo quando as pessoas estão trabalhando de forma independente. Aqui estãotrês perguntas que você pode fazer ao agendar uma reuniãoque podem ajudar a criar a clareza necessária para uma tomada de decisão eficiente.

1. Isso deveria ser uma reunião?Reuniões recorrentes são particularmente suscetíveis à migração do propósito original para algo mais difuso. Verifique com as partes interessadas para garantir que a frequência seja correta (reuniões semanais podem ser alteradas para mensais, talvez) ou pense se as decisões poderiam ser tomadas por um indivíduo – com, é claro, a orientação de outras pessoas.

   Então vá mais fundo. Examine se a cultura da sua empresa é incentivar reuniões em vez de tomadas de decisão individuais. Para remediar isso, se você for um líder, pense duas vezes antes de aceitar reflexivamente qualquer convite para reunião que apareça em sua caixa de entrada. O objetivo deve ser tratar a capacidade de liderança como um recurso finito—assim como o capital financeiro da sua empresa.

2. Para que serve esta reunião?O título de uma reunião e seu propósito não são os mesmos. Quando o último não está claro, as reuniões podem parecer frustrantes na melhor das hipóteses e fúteis na pior das hipóteses. Para ajudar a evitar isso, as empresas podem nomear um “chefe de equipe” para determinados esforços ou produtos. Essa pessoa reúne materiais antes das reuniões, garante que sejam distribuídos com antecedência e verifica se a devida diligência foi feita para exigir uma reunião em primeiro lugar. Isso pode levar a participantes mais bem informados, o que, por sua vez, pode levar a um tempo mais eficaz gasto em reuniões e, em última análise, a melhores decisões.

3. Qual é o papel de cada um?Mesmo que uma reunião tenha um propósito claro, de pouco adianta se não houver ninguém presente que o represente.tomar uma decisão. Da mesma forma, mesmo que esteja claro quem decide, é um erro realizar uma reunião quando as pessoas não têm certeza dos papéis dos participantes. Os analistas da McKinsey observaram que a falta de clareza de função atrapalha a produtividade e causa frustração, especialmente quando as decisões envolvem atividades comerciais complicadas que ultrapassam os limites organizacionais. A responsabilidade obscura é especialmente cara em uma época em quevelocidade e agilidade conferem uma vantagem competitiva.

Os participantes da reunião podem ser divididos em quatro funções:

• Tomadores de decisãodevem ser os únicos participantes com direito a voto, e os únicos com a responsabilidade de decidir como entenderem. Às vezes, os tomadores de decisão precisarão “discordar e se comprometer”, para usar uma frase cunhada por Jeff Bezos em uma carta de 2017 aos acionistas da Amazon.
• conselheirosdar entrada e moldar a decisão. Eles normalmente têm uma grande participação no resultado da decisão.
• Recomendadoresconduza análises, explore alternativas, ilumine prós e contras e, finalmente, recomende um curso de ação aos consultores e tomadores de decisão. Quanto mais recomendações, melhor - para o processo, não para a reunião de decisão em si.
• Parceiros de execuçãonão contribuem para a tomada de decisão, mas estão profundamente envolvidos na implementação. Para velocidade e clareza ideais, os parceiros de execução devem estar presentes quando a decisão for tomada, para que possam visualizar como a implementação evoluirá a partir da decisão.

OK, eliminei todas as reuniões desnecessárias e atribuí propósitos específicos a cada uma delas. O que agora?

Ótimo trabalho. Agora você pode atribuir cada reunião auma das três categorias a seguir, e fazer mudanças específicas para melhorar os resultados.

1. Reuniões de decisão.Esta categoria inclui decisões rotineiras, como revisões trimestrais de negócios, bem como decisões complexas ou incertas, como decisões sobre investimentos. Para tomar decisões de alta qualidade rapidamente, é fundamental esclarecer exatamente quem vai tomá-las. Algumas dessas reuniões podem ser realizadas virtualmente, mas reuniões complexas de tomada de decisão são melhores pessoalmente. Essas reuniões devem resultar em uma decisão final (mesmo que nem todos concordem).
2. Soluções criativas e reuniões de coordenação.Isso inclui sessões de inovação – por exemplo, em suporte a um novo produto – bem como sessões de trabalho de rotina, como check-ins diários. Em vez de dizer às pessoas o que fazer, os líderes devem trabalhar para capacitar os funcionários a tomar suas próprias decisões (apoiadas) e a dedicar mais tempo a sessões de coaching de alta qualidade. Assim como nas reuniões de tomada de decisão, as soluções criativas e as reuniões de coordenação podem ser virtuais, mas a maioria das sessões de inovação deve ser presencial. Sessões de inovação devem resultar em potenciais soluções e preparar para uma reunião de decisão, enquanto reuniões de trabalho de rotina podem resultar em próximos passos.
3. Reuniões de troca de informações.A interação ao vivo pode ser útil para o compartilhamento de informações, especialmente quando uma lente interpretativa é necessária ou se a informação for sensível. Mas as reuniões de compartilhamento de informações costumam ser consideradas de valor limitado. Muitas organizações mudaram recentemente para melhorar drasticamente a eficiência das reuniões. A Netflix, por exemplo, temlimitou a duração das reuniões a um máximo de 30 minutose exige que reuniões envolvendo compartilhamento unidirecional de informações sejam canceladas em favor de outros mecanismos, como um memorando, podcast ou vlog. Os primeiros dados da Netflix mostram que a empresa reduziu as reuniões em mais de 65% e que mais de 85% dos funcionários são a favor da abordagem. O objetivo dessas reuniões deve ser aumentar a conscientização sobre as novas informações compartilhadas na reunião.

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Quais são algumas práticas recomendadas para videoconferências?

Estabelecer as melhores práticas para reuniões pode parecer senso comum, mas não é uma prática comum. Aqui estão algumas dicas úteis deKarin M. Reed, autor do livro 2021De repente virtual: fazendo as reuniões remotas funcionarem:

• Tempo:As reuniões mais eficazes são reuniões curtas. Em vez de agendar uma ligação de duas horas com dez itens da agenda, reduza para uma reunião de 20 minutos com dois itens da agenda. Existem limites para a resistência e atenção das pessoas no ambiente virtual.
• Participantes:Ao determinar o número de participantes para reuniões de tomada de decisão, o ponto ideal é de cinco a sete. Mais de sete participantes em qualquer reunião pode resultar em uma discussão complicada.
• Aparência:Preste atenção à sua aparência ao hospedar uma videoconferência. Não é uma questão de vaidade - mostra respeito pelo seu parceiro de conversa e pode ajudá-lo a transmitir sua mensagem. Ilumine seu rosto adequadamente: as expressões faciais são essenciais para transmitir uma mensagem. E qualquer coisa que desvie a atenção de você, seja uma conexão de áudio quebrada ou uma foto boba do Tio Rupert ao fundo, desviará a atenção da sua mensagem.
• Contato visual:Olhe para a lente da câmera quando estiver falando, não para a tela. Isso vai contra nossos impulsos naturais, mas o contato visual é fundamental quando você está conversando. E para manter contato visual em uma videochamada, você precisa olhar para a câmera.
• Inclusão:Os líderes devem se envolver na facilitação proativa para garantir que todos tenham a chance de dizer sua opinião. Ligar friamente para as pessoas - gentilmente e com boas intenções - permite que as pessoas saibam que é hora de falar. Mesmo que alguém não tenha nada a acrescentar, sentir-se-á incluído.

Para uma exploração mais aprofundada desses tópicos, consulte o McKinsey's. Confira tambémoportunidades de trabalho relacionadas à estrutura organizacionalse você estiver interessado em trabalhar na McKinsey.

Artigos referenciados:

• “Se estamos todos tão ocupados, por que nada está sendo feito?”, 10 de janeiro de 2022,Aaron DeSmet, Caitlin Hewes, Mengwei Luo,J. R. Maxwell, ePatrick Simon
• “Palestras do autor: Karin M. Reed em reuniões virtuais”, 20 de abril de 2021
• “Para desbloquear uma melhor tomada de decisão, planeje reuniões melhores”, 9 de novembro de 2020,Aaron DeSmeteLeigh Weiss
• “Quer uma decisão melhor? Planeje uma reunião melhor,”McKinsey Quarterly, 8 de maio de 2019,Aaron DeSmet,Gregor Jost, eLeigh Weiss
• “Tom Peters sobre como liderar a organização do século 21,”McKinsey Quarterly, 1 de setembro de 2014,Aaron DeSmete Suzanne Heywood
• “Tornar a gestão do tempo a prioridade da organização,”McKinsey Quarterly, 1 de janeiro de 2013,Frankie BevinseAaron DeSmet

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(Video) Reuniões Eficazes: Como conduzir uma reunião eficaz?

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